Ніша: Інвестиційна компанія.
Специфіка бізнесу: Довгий цикл продажу, високі чеки, критична важливість довіри та персоналізації, робота як з індивідуальними, так і з корпоративними інвесторами.
Завдання проекту
До впровадження Uspacy компанія стикалася з типовими проблемами зростання:
Відсутність стандартизації: Кожен менеджер вів переговори "як зручно". Деякі угоди втрачалися просто тому, що менеджер забув, що потрібно зробити наступним кроком.
Затримки на етапах: Угоди "зависали" між етапами воронки, оскільки не було чітких інструкцій (checklist), які саме дії є необхідними для переведення клієнта далі.
Розпорошеність комунікації: Клієнти писали в особисті месенджери менеджерів, телефонували на різні номери. Історія взаємодії не зберігалася, що унеможливлювало якісну передачу клієнта між співробітниками та аналіз роботи.
Мета: Побудувати прозорий, стандартизований процес продажу в CRM, де кожен менеджер знає, що робити далі, та об'єднати всі канали комунікації в одному вікні.
Реалізація в Uspacy CRM
Для вирішення завдань ми розробили та налаштували наступну конфігурацію:
1. Стандартизована Воронка Угод та Обов'язкові Справи
Ми проаналізували досвід кращих менеджерів компанії та створили деталізовану воронку угод в Uspacy. Ключовою фішкою стало налаштування автоматичних завдань ("справ") на кожному етапі. Тепер система не дозволяє перевести угоду на наступний етап, поки не виконано checklist поточного.
Приклад структури воронки та "справ":
Етап 1: Кваліфікація ліда (New Lead)
Авто-завдання для менеджера: Зателефонувати клієнту протягом 15 хвилин. Визначити інвестиційний бюджет та горизонт.
Дія менеджера: Виконати дзвінок, заповнити обов'язкові поля в картці (Бюджет, Досвід інвестування).
Етап 2: Презентація стратегії (Presentation)
Авто-завдання для менеджера: Підготувати персоналізовану презентацію. Провести онлайн або офлайн зустріч.
Дія менеджера: Створити подію в календарі, прикріпити презентацію до картки угоди, провести зустріч.
Етап 3: Юридичний аналіз / KYC (Due Diligence)
Авто-завдання для менеджера: Надіслати запит на документи (паспорт, ІПН, підтвердження джерела доходів). Передати документи юридичному відділу.
Дія менеджера: Надіслати пакет документів через підключений месенджер, завантажити отримані скан-копії в картку.
Етап 4: Підписання договору (Contract Signing)
Авто-завдання для менеджера: Сформувати фінальний договір. Погодити дату підписання. Надіслати на підпис (ЕЦП або кур'єром).
Дія менеджера: Створити завдання для помічника на формування договору, зафіксувати дату підписання.
Етап 5: Зарахування коштів / Угода закрита (Funds Received)
Авто-завдання для менеджера: Перевірити надходження коштів з бухгалтерією. Надіслати вітальний лист та інструкції з доступу до кабінету інвестора.
Результат для менеджера: CRM стала справжнім помічником. Відпала потреба тримати все в голові. Менеджер відкриває угоду і одразу бачить: "Мені потрібно надіслати договір і отримати скан паспорта сьогодні".
2. Омніканальність: Всі канали комунікації в єдиному вікні
Ми підключили та інтегрували в Uspacy всі канали, якими користується компанія для спілкування з клієнтами:
Телефонія: Всі вхідні та вихідні дзвінки фіксуються в картці клієнта. Розмови записуються, що критично для аналізу заперечень та навчання нових менеджерів. Створити угоду можна в один клік під час дзвінка.
Месенджери:
Telegram / WhatsApp / Viber : Співробітники більше не використовують особисті акаунти. Клієнт пише в Telegram компанії, а повідомлення потрапляє в чат-інтерфейс Uspacy. Історія переписки зберігається в картці угоди.
Соцмережі: (Facebook, Instagram). Повідомлення з Direct та коментарі до постів також потрапляють в Uspacy. Це дозволяє миттєво реагувати на лідів, які приходять з реклами.
Результат для компанії: Жодне повідомлення чи дзвінок не втрачаються. Вся історія взаємодії — від першого повідомлення в Instagram до підписання договору через офіційну телефонію — зберігається в одному місці. Це забезпечує безперервність сервісу (навіть якщо менеджер у відпустці) та повний контроль за якістю комунікації.
Підсумок та Ключові Результати
Завдяки впровадженню Uspacy інвестиційна компанія отримала:
Прозорість та керованість: Керівництво бачить, на якому етапі "висать" угоди і де саме потрібна допомога менеджерам.
Швидкість та якість: Кожен менеджер працює за єдиним, підтвердженим стандартом, що прискорює цикл угоди.
Супер-персоналізація: Маючи всю історію переписки та дзвінків під рукою, менеджер може будувати набагато глибші та довірливіші відносини з інвестором.
Стійкість бізнесу: Історія клієнтів є власністю компанії, а не зберігається в особистих телефонах менеджерів.