Проблематика до початку проекту
Хаос у замовленнях: Менеджери вручну копіювали замовлення з сайту в таблиці Excel.
Відсутність синхронізації: Статуси замовлень на сайті не оновлювалися автоматично. Клієнти постійно телефонували, щоб дізнатися долю покупки.
Складна логістика: Передача даних на аутсорс-склади (фулфілмент) відбувалася в ручному режимі (e-mail/месенджери), що призводило до помилок і затримок відправок.
Втрата лідів на тест-драйв: Заявки на тест-драйв губилися серед загальних замовлень, не було чіткого процесу запису та нагадувань.
Неможливість масштабування: Ручна робота забирала 80% часу команди.
Завдання проекту
Побудувати єдину екосистему на базі KeyCRM для повної автоматизації циклу продажу товарів та управління записом на тест-драйви.
ЩО БУЛО ЗРОБЛЕНО (Хід робіт)
Напрямок 1: Товарний фулфілмент (E-commerce)
1. Налаштування воронки для обробки замовлень Ми проаналізували шлях клієнта і створили оптимальну воронку в KeyCRM із чіткими етапами:
Нове замовлення (автоматичне створення)
Підтвердження (робота менеджера)
Передано на склад (автоматичний перехід)
Комплектується/Пакується (синхронізація зі складом)
Відправлено (генерування ТТН)
Доставлено/Виконано
Відмова/Повернення
2. Імпорт замовлень з сайту в KeyCRM Налаштували двосторонню інтеграцію сайту (WooCommerce) з KeyCRM через API. Тепер усі дані (ПІБ клієнта, телефон, склад замовлення, сума, спосіб доставки) миттєво потрапляють у CRM без участі людини.
3. Передача статусів замовлень з KeyCRM на сайт Реалізували зворотний зв'язок. Коли менеджер або автоматика змінює статус у KeyCRM (наприклад, на "Відправлено"), цей статус миттєво оновлюється в особистому кабінеті клієнта на сайті.
Результат: Зменшення навантаження на кол-центр на 40%.
4. Автоматична передача замовлень на склади (фулфілменти) Це була найскладніша технічна частина. Ми підключили API партнерських фулфілмент-центрів до KeyCRM.
При переході замовлення на етап "Передано на склад", дані автоматично відправляються в систему складу для зборки.
Менеджеру більше не потрібно писати листи складу.
5. Контроль статусів доставки Інтегрували логістичні служби (Нова Пошта) безпосередньо в KeyCRM.
Трекінг-номери (ТТН) генеруються в один клік у CRM.
Система автоматично відстежує рух посилки. Коли служба доставки змінює статус на "Вручено", KeyCRM автоматично закриває замовлення як "Виконано".
Напрямок 2: Автомобільний сервіс
6. Створення окремої воронки для тест-драйву автомобілів Оскільки продаж товару і запис на послугу — це різні бізнес-процеси, ми створили в KeyCRM окрему сутність (Угода) з власною воронкою:
Заявка на тест-драйв (з сайту)
Кваліфікація (перевірка водійського посвідчення, вибір моделі)
Узгодження дати/часу
Підтверджено
Проведено
Зворотний зв'язок/Продаж авто
Не відбулося
Це дозволило відокремити товарну аналітику від аналітики послуг і дало менеджерам чіткий інструмент для роботи з потенційними покупцями авто.
РЕЗУЛЬТАТИ ПРОЕКТУ
Повна автоматизація логістики: Час від моменту замовлення на сайті до передачі на склад скоротився з кількох годин до 5 хвилин.
Виключення людського фактору: Кількість помилок при комплектації та відправці (неправильна адреса, не той товар) знизилася майже до нуля.
Прозорість для клієнта: Клієнти отримують актуальні статуси на сайті та в SMS/месенджерах автоматично.
Контроль тест-драйвів: Жодна заявка на тест-драйв більше не втрачається. Адміністратори бачать завантаження автомобілів у зручному календарі в CRM.
Економічна ефективність: Компанія змогла подвоїти кількість замовлень, не збільшуючи штат менеджерів.
Використаний стек: KeyCRM, API сайту, API Фулфілмент-сервісів, API Нової Пошти.